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全方位档案管理解决方案

阅读361| 发布: 2018-01-23 15:16 | 点赞: 440

有使用过Google云端硬碟都能体会单一入口的优点,要开启或建立各式档案格式不必穿梭不同的应用程式,有鉴于此,很高兴看到 Synology Drive 的诞生,整合原本的 File Station、Cloud Station、Synology Office的全新运用,提供单一窗口让使用者更直接方便,替档案管理与协同合作再次完美的融合呈现,可支援网页浏览器、PC桌面及 iOS/Android 行动装置连入,让使用者随时随地皆能存取档案与协同处理。

全方位档案管理解决方案

Synology Drive 是全方位的档案管理、分享及同步解决方案。你可以将 Drive 视为NAS设备的档案入口网页,只要有网路,可网页浏览器、PC 用户端及行动装置连上。有了 Drive,使用者不但能轻鬆与团队成员分享档案,将常用的资料同步至多台用户端电脑,并在行动装置上随时随地浏览档案,且结合Synology Office更可轻鬆团队协同处理办公文件。

1. 云端空间的蜕变
2. Synology Drive 使用者介面
3. 管理文件档案及资料夹
4. 分享的协同运作艺术
5. 档案的加密与解密
6. 电脑与行动装置也可以Drive
7. Drive 管理控制台
8. 网域与应用程式入口


云端空间的蜕变

好几年前,笔者迷上Dropbox云端空间的服务,Dropbox申请完只有2G的空间实在太少了,很容易造成不敷使用的窘境,所以只要有关Dropbox的免费空间赠送活动消息,当时各部落格的头条文章大概离不开空间赠送的话题,其实Dropbox官方一直以来也陆陆续续提供很多小任务来赠送免费空间,想不花钱增加免费空间,但有了空间后,云端服务的重头戏纷纷上场,当然首推的是办公室应用软体,可惜Dropbox拥有云端空间却在服务上採取合作的方式,似乎感觉力有未逮的状况。

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网路免费的空间不胜枚举,Dropbox打破了不人性化的操作门槛,一直火红后到现在,虽然云端空间出现了疲惫的转型期,但仍然是一股不可忽视的势力,每每说到云端空间,大家还是会说 Dropbox 是最常用的云端空间,老实说,之前不管是Google云端硬碟或是微软的OneDrive,其各平台的运用都不及Dropbox,不过Google云端硬碟有着自家众多的服务,当然不可小看哦!尤其是Google云端空间已将同步与备份整合在一起,只要你有够大的云端空间,让你备份整台电脑也没问题,这个战场似乎将Dropbox打个措手不及。

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我们都知道微软已提供许多线上应用程式,只要有Microsoft帐号即可在云端上使用 Word、Excel、PowerPoint、行事曆、工作、 OneNote 等应用服务,Windows 10内建桌面的OneDrive工具,似乎在起步上就已经赢了一半了,后起之秀的OneDrive云端空间,夹着微软的优势也是不容忽视的。

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笔者购买Synology NAS,除了有类似Dropbox与 Google云端硬碟的同步功能外,另有两个主因,其一是NAS拥有无限空间的自主性,另一是Cloud Station Backup的功能,就是以机器为主的资料夹同步备份,也就是PC上每个资料夹都可以设定同步备份。没想到Google也来这招,让你没有单一资料夹侷限的问题,就是随心所欲地同步任何电脑上的资料夹,简直就是把云端空间当作是自家的备份硬碟一样,不过Google真正目的是让你花银两来扩充Google云端硬碟的空间吧!

其实Synology早已嗅出一些端倪,在DSM 6.0后推出了Synology Office套件,包含即时通讯软体 Chat、团队日曆 Calendar与邮件服务 MailPlus,除了MailPlus 需购买帐号授权外,其余都是免费,这样在私有云的Synology NAS上,硬体结合软体的高战斗实力,轻鬆打造为中小企业的应用中心,要空间有安全私人的空间,要软体办公室协同应用套件,网路服务与媒体套件应有尽有,不过每个应用套件虽然运用有整合协同处理,但似乎没有向Google的云端硬碟一样有共同的入口平台。

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有使用过Google云端硬碟都能体会单一入口的优点,要开启或建立各式档案格式不必穿梭不同的应用程式。很高兴看到Synology Drive的诞生,整合原本的 File Station、Cloud Station Drive、Synology Office的运用,提供单一窗口让使用者更直接与方便,替档案管理与协同合作再次完美的融合呈现。

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Synology NAS主推私有云的环境,特别打造了完善整合的私有云办公室协同应用套件-Synology Office,以优质的软硬体整合实力,将原仅用于储存的NAS设备,摇身一变成为中小企业的辨公室应用中心伺服器,真的一台Synology NAS就能给你完美的解决方案,如今加上Synology Drver整合Cloud Staion 成为各式文件格式的窗口,让协同处理更加灵活与方便,且无缝整合新的 Moments 套件,让您毫不费力地管理经由 Moments 上传的相片与影片。

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Synology NAS的Drive套件,说穿了就是一个免费无限制容量的Dropbox空间,无论在家或出外,你的电脑永远都有一个资料夹帮你看管重要档案,看起来可能只是个普通的资料夹,但它其实是一个专属于你且能随时自动更新的私有云端,Drive 会推送所有储存在内的文件、音乐、和相片到任何你在使用的电脑里,然后帮你自动同步,也可自动化备份用户端电脑上的资料,搭配Cloud Station Backup套件一样没有单一资料夹侷限的问题,就是随心所欲地同步任何资料夹,以确保你的PC不会因应硬体损毁而资料遗失。

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个人觉得Synology Drver就是Cloud Station Drive套件的进化版,并结合了 File Station 与Synology Office 的运用,将日常所需的档案处理作、分享与协作工作仅仅的框在一起,不必在各个套件与平台中穿梭于寻找,大幅提高生产效率,也让部署的IT人员更轻鬆方便。

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Synology Drive 使用者介面

Synology Drive使用「家目录」服务功能来规划每个使用者的目录与空间,这样每个使用者帐号会自动对应各自的目录,所以「家目录」服务可指定所在的位置,甚至可以启动资源回收筒的功能。

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如果你登入看不到Drive应用程式,表示用户没有此套件的运作的权限,那你必须将此用户的帐户打开Drive应用程式允许权限。

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Synology Drive主画面走的是清爽的介面风格,左边侧栏(红色框)有应用程式启动区、通知中心与帐号,蓝色框内为类别与标籤区,绿色框则是档案清单显示区。

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「应用程式启动器」就是套件的快速入口区,假如您同时在 NAS 上安装了 MailPlus、Chat或 Calendar,可按一下「应用程式启动器」即可出现如下图,这样就可快速地启动于协同的套件中。

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「通知中心」图示钮是来检视由 Drive 所发出的通知讯息。

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Drive的类别与标籤区总共有七个类别选项及自订的标籤,「我的档案」就是个人文件的管理中心,点选圆形加号图示钮即可拉下选单视窗,有资料夹、文件、试算表、简报、使用範本、加密与汇入(新增其他档案)等选项功能,简报是DSM 6.2后Office新加入的服务,这样办公室应用更加齐全了。而其类别选项功能说明如下:

我的档案:检视目前的档案及资料夹。团队资料夹:检视您有权限存取的团队资料夹。与我共用:检视其他使用者分享给你的档案及资料夹。与他人分享:检视您分享给其他使用者的档案及资料夹。最近存取:检视最多显示 1000 笔您最近存取的档案(其中包含分享的档案)。已加星号:检视您有标记星号的档案及资料夹。资源回收筒:检视被您删除的档案及资料夹。标籤:检视您已加上标籤的档案及资料夹。

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其实我的档案就是「家目录」下使用者名称夹内的Drive对应资料夹内容,下图使用File Station查看admin用户的画面。

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笔者试着建立试算表,没有微软MS-Office,在私有云的NAS上竟然也可轻鬆试算一下哦!试算表的编辑左侧栏是工具钮,假如你有安装Chat套件,在左侧栏下方你会发现有个Chat插件,不只可让你启动Chat,更可以在编辑中边协同处理边沟通。至于公式的支援当然比不上微软的MS Office庞大怪兽的功能,但基本的公式大都有支援,想不到一台NAS蜕变私有云后还可以使用免费的Office,总是特别让人有如获至宝的感觉。

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其实之前Synology就推出了SpreadSheet套件还相当阳春,DSM 6.0整合进Synology Office中,其功能也新增了不少(如货币与图表的支援等),图表的功能相当重要的,感觉 Synology Drive+ Office就是Google云端硬碟+Office的私有云版。

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Synology Drive是档案的入口平台,与Synology Office紧密结合,主要提供文件、试算表与简报等办公室运用与个人的档案管理平台,文书就是类似Microsoft Word的文书处理软体,文画画面一样有左侧栏工具钮与Chat插件,笔者汇入1年前撰写的Microsoft Word文章,没有任何错误,对于一般文书处理来说绰绰有余。

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DSM 6.0 正式上线推出的私有云协同合作平台Synology Office套件后,让笔者相当青睐、讚誉有加,不过一直觉得好像少了简报功能,终于千呼万唤始出来,DSM 6.2新增 Slide 简报一样也有协同编辑功能,并内建多种主题可以直接运用,这个新成员加入后,Synology Office更加完善,私有云办公室运用又迈向另一里程碑,如今搭配入口的Drive平台更是如虎添翼。

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Drive是整合File Station、Cloud Station、Synology Office的入口平台,有基本的档案管理与Cloud Station同步备份功能,又有云端的办公室套件整合,当然也不会故步自封,轻鬆可以新增汇入任何档案,让你全方位的管理与备份档案,也能驾驭协同处理办公运用工具。

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管理文件档案及资料夹

Drive主画面上依类别显示资料夹与档案清单,不管是新增汇入、新建都会在「我的档案」下表列显示,点选一个文件,你会发现上方的工具列(绿色框)由灰色变成可选择状态,有标籤、分享、移动到、複製到、删除与更多等按钮,更多则是一般平常使用的开启、複製、剪下、加上星号、加密、资讯与下载等。

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你可以利用资料夹来分类管理文件,但Synology Drive有个好用的标籤功能,让你随意新增标籤,透过标籤轻鬆的分门别类管理文件,事后更方便整理与查询。建立标籤很简单,请按下标籤旁的加号图示出现新增标籤视窗,输入名称并选择颜色后按下〔确定〕即可建立标籤。

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来测试好用的标籤功能,选择文件后再点选上方的标籤图示钮,此时会下拉出你已建立过的标籤名称,勾选标籤来分门别类(可多选),这样以后整理与查询更方便。

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善用标籤除了可以辅助资料夹分类的不足外,最大的优势就是快速取得同标籤的文件清单,如下图挑选ERP标籤后,能够让读者一目了然列出此标籤的所有文件,除此之外还可以看到被贴上那些些类别的标籤,进而快速找到要找的目标文件。

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使用拖曳方式到资料夹也是来去自如,超方便的。

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你也可以物件导向的介面方式来操作,直接在文件上按下滑鼠右键,一样也有常用的功能选项,挨踢路人甲选择「删除」试试看,整个操作如同File Station的替身一样方便自如。

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万一不小心删除了重要文件怎幺办?不用担心,Synology Drive也有提供资源回收筒的功能哦!

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文件多时可以建立资料夹来分类,也可利用加星号方式来辅助往后的搜寻,其实就是类似我的最爱一样,被标记星号的文件会出现在「已加星号」类别内。

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文件清单的显示模式与排序可以变化的,如下图所截图合併所示。

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分享的协同运作艺术

Synology Drive是个办公室组合套件、空间与管理的结合,支援协同处理的功能,想要与人共享并合作处理共同的任务,Synology NAS办得到哦!只要在我的档案上选择一个文件,按下上方的「分享」图示。

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接着再指定要公开或分享给DSM使用者,分享时可以决定要给予检视或编辑的权限,就这幺简单即可完成协同处里的基本设定。分享后要删除或新增协同处理的成员也很容易,只要再进入「分享」画面,你会看到目前的成员,按下成员旁的「X」符号图示即可删除,要新增一样按下加符号图示钮,操作方式与之前一样。

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分享后的文件可以在「与他人分享」类别内找到,且滑鼠指标移至红色框内的图示会自动显示分享那些人。

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被分享的使用者会在通知中心上收到一则来自分享人的讯息通知。

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被分享人的「与我共用」类别内也会出现分享人送出的文件。

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当三方进入协同处里的服务环境,协同编辑时会看到三个不同颜色储存格焦点,只要将滑鼠指标移至储存格焦点,会显示参与协同处里的使用者名称。

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Drive入口平台进入Office后可以编辑Word、Excel、PPT格式档,其进入编辑的介面大致一样,左边侧栏有应用程式启动区、标籤、分享浏览历史版本、加密、资讯、Chat与帐号快速钮(红色框内),若文件有分享协同处理,你会看到蓝色框内有哪些人在一同工作。

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Synology Office不仅是办公室套件的集合,对于套件与套件间的整合也是不愧余力,点选Chat图示钮马上于右下角弹出Chat的小视窗,绿色框内看正在编辑此文件的使用者,因此Synology Office 可与 Chat 完美的整合,让线上协同合作变得更即时,让合作成员更具互动性。

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一边协同合作编辑,一边即时讯息沟通,不用担心协同合作的人在哪里,即使远在天边的非洲,只要有网路,一样可以完成老闆交付的工作。

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编辑档案时会自动定时储存一个版本,即使您未储存就关闭档案,也无须担心任何资料会遗失。当然也不会时时刻刻来来储存,原则上是接收到第一个指令已过了十分钟就会储存,每份档案的完整版本历史皆会被储存起来,并会记录最后修改的时间及使用者。当你进入浏览历史版本画面后,右边是列出储存的历史版本清单,左边是选择的预览画面,利用预览画面可以让你很清楚版本间的差异,想要还原至哪个历史版本都轻鬆自如。

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档案的加密与解密

虽然私有云比上公有云安全多了,但有时家贼难防,档案的加密也是必备的条件,Synplogy Drive当然也不例外的支援,若觉得文件有些重要与机密性,即可在建立新档案时选择有加密的文件、试算表或简报。

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除了建立新文件时使用加密外,也可以开启Office文件进入编辑来加密,使用左侧栏上的加密图示钮来加密文件。

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笔者较喜欢使用滑鼠右键选单方式来加密,因为带出的选单画面功能众多,符合档案总管的操作模式。

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当加密完成后,原先的原始档案将会移至资源回收筒内,所以笔者到资源回收筒查看,果然多出了刚刚进行加密的文件档。

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挨踢路人甲试着将放入资源回收筒上的档案还原,还原时可以取代、略过或还原后重新命名(两个档案都保留),为了查看差异,所以选择两个档案都保留。

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结果发现与原来加密的档案少了锁头图示,星号出现了,仔细看了说明后才知道,原来加密后,原先的标籤 、评论 、分享权限 、星号 与历史版本都不会保留,所以事后再为既有的档案进行加密需要特别注意这点哦!

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电脑与行动装置也可以Drive

Drive不只是网页方式平台,也支援电脑与iOS/Android 行动装置,让使用者不会因为装置问题,可随心所欲的同步与管理档案。进入Drive网页画面上的右下角,你会看到立刻取得Drive应用程式的小提醒,点选来下载桌面与行动装置的版本。用户端桌面软体目前支援Windows、macOS 及 Linux 环境,方便您进行同步任务。

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出现下载的画面,有桌面的电脑版与手机的行动装置版。

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例如挨踢路人甲下载电脑版的后安装,出现Synology Drive安装精灵画面,接下来都使用Windows的招牌安装方式「下一步」即可安装完成。

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安装完后首次执行会出现欢迎的画面,按下〔立即开始〕。

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连结NAS是基本的首要条件,直接填入「QuickConnect ID」识别码(也可网域或IP)与NAS使用者名称与密码,假如的NAS没有设定 SSL资料传输加密,记得取消勾选。

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目前同步的类型有两种,一种类似之前的Cloud Station Drive功能加上新的团队资料夹,另一种是纯粹只同步与我共用的资料夹。笔者选择红色框内的同步档案或团队资料夹。

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会根据使用者自动对应家目录下的使用这名称,若想选择同步的模式与档案过滤条件,可以点选〔进阶设定〕来调整,不想手动调整,则考依照预设值则可按〔下一步〕来继续。

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上图若你选择〔进阶设定〕则会出现下图的同步设定窗,有资料夹、档案过滤与同步模式三地分页画面,下图是笔者在网页的Drive上有建立的两个资料夹,利用进阶的设定可以选择不想同步的资料夹,当然事后也可以设定。

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在【同步模式】分页画面上可以选择双向同步、单向上传或仅由NAS上下载同步资料。

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接下来就是导览的画面,不想每次进入都看到导览,记得要勾选左下方的「不要再显示此讯息」。

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电脑版的Drive会在工作列的右边产生一个状态图示,点选出现如下图,可以看到通知与最近的更新。

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双点击即出现设定的画面,有同步任务、同步日誌、通知与与全域设定,同步任务可以看到你的连线状态、连线的主机与PC上同步的资料夹,想要暂停、删除或编辑连线都可以在这里变更。

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顾名思义,同步日誌就是记录同步的点点滴滴啦!

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通知当然就是事件的讯息,例如下图就是Admin分享了一个档案与我共用的通知讯息。

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全域设定就是电脑版的Drive的参数设定,在一般、通知、显示设定、代理伺服器分页画面上有林林总总的选项,无法一一解释,有中文说明应不难理解。

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还记得之前的同步类型有两种吗?不必重新安装电脑版Drive,只要在同步任务上选择〔新增〕。

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看到这画面是不是很眼熟呢?这时请选择「启动同步与我共用」。

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到Drive的同步任务画面上,可以看到除了我的资料夹的同步外,也看到了别人分享与我的共用资料夹,让工作更清楚明了我的同步档案还是别人分享与我的协同工作。

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为了让使用者有更佳的小萤幕操作平台,也特别针对行动装置开发专属的App,无论你在家或外出办公,行动装置让你身在何地皆能随时进行资料的备份与协同处理,目前流行的支援的Android与iPhone行动装置也有支援,你可以使用类似QRCode软体来拍照连结至商店上下载,下图是iPhone与Android的Drive QRCode图。

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挨踢路人甲以Android手机为实例,首先必须连上Synology NAS的服务主机,第一个是NAS的IP位址(或QuickConnect ID),至于帐号与密码当然是NAS上允许登入Drive应用服务的用户,登入后即进入个人的「我的档案」画面上。

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由于手机萤幕尺寸的问题,版面是专为手机而设计,介面的编排稍有差异,但还是不改Snology的易使用精神,只要熟悉网页的操作方式,手机版的介面只要接触几分钟即可轻鬆操作。

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Drive 管理控制台

Drive 管理控制台是您安装 Drive 后,系统会自动安装的一款套件,大致体验玩了 Drive 的功能后,来看看「Drive管理主控台」有什幺特别的功能,主要是集中化的同步设定与管理员能随时掌握Drive 的资源运用,就是多台用户端电脑、行动装置及其他 Synology NAS 装置之间同步档案监控。下图是Drive 管理控制台的主画面,左边有总揽、用户端清单、日誌、团队资料夹与设定,右边内容显示的区域,如下图是总览的画面,可以看到用户端数量、帐号数量、同步空间的位置与已使用的空间等。

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版本浏览器可以让你查看变更的历史记录,红色框内选择想要查看的使用者,下方时间轴可轻鬆查看不同时段的差异变化,确定日期选择档案后,按下滑鼠右键即可浏览之前的版本、複製下载,甚至可以回复。

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用户端清单上可以看到有连线的设备与状态,也可侦测出来源的IP位置与开始连线的时间。

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日誌就是每个装置的事件记录,这里可以让你鉅细靡遗的找到连线的一举一动。

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分享协同处里已经是相当方便,假如你有团队在经常性的协同处理,那启用团队资料夹在适合不过的,因为利用团队资料夹功能,部门成员都可以共同管理档案,无须额外的权限设定,此外也有版本控管的功能,版本数量预设是32,你还可以调整上限与版本淘汰的规则,让你可以随时复原不小心覆写或删除的档案。

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启用团队资料夹的同步前,会出现一个说明视窗,主要是提醒要注意使用者帐号的权限,不要指定共享资料夹为团队资料夹后,若有使用者仅拥有读取的权限,则会产生无法同步回NAS的状况。

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在设定页面上,可以根据使用者限制、日誌删除规则,以及资料库位置来自订或微调同步设定,也就是管理员可以替每位使用者设定不同的同步限制,因此可以更精準的调整使用这权限。

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团队资料夹是独立出来管理的,所以没有在我的档案资料夹内,是不会同步这个资料夹的,所以需手动来自行加入同步动作。

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红色框就是同步团队资料夹内的任务设定,这样我的档案、与我共用与团队资料夹分开同步,在管理与运作上的分野明确,个人觉得相当实用。

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网域与应用程式入口

使用IP进入NAS后再执行Synology Drive套件,整个感觉有些「逊」,或许对一般人来说无伤大雅,但对中小企业来说,私有云平台上没有网域名称有点说不过去,网域对云端来说是相当重要的前哨站,一般来说,申请网域需付费的,个人觉得使用自己的网域名称进入私有云,付费是值得的,有了网域后最大的优点就是,只要地球上有网路的地方,不论你搬到天涯海角,不用再记住那数字号码,就可以轻轻鬆鬆的进入私有云的Synology NAS设备。

不想使用付费的网域,也可使用免费的Synology QuickConnect即可让你走到哪都可轻易连回到NAS上,抛开这些恼人的IP连线问题,想要享受私有云端轻而易举(参考Synology 搭配 QuickConnect,让你走到哪里都可轻易连回家中的NAS文章),下图是启动QuickConnect的功能,你可以看到QuickConnect ID与DSM的网址,有了DSM网址就可以不用使用IP来连入了。

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其实Synology NAS也提供了免费的DDNS服务(不过无法自订二级网域),当然你必须要有固IP位址(浮动固IP也可),老实说动态IP真的不建议啦!想要使用免费网域,还有「twbbs.org」的选择(申请方式可以参考申请免费的网域TWBBS.ORG文章)

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其实每次进入DSM画面再进Drive来管理编辑同步的档案,真的很不方便,请不要忘记Synology  QuickConnect功能的好处,若是再搭配DSM系统提供的一个「应用程式入口」(没看到请切换到进阶模式),这样就直捣黄龙进入想要使用的应用程式。首先开启DSM的控制台并选择「应用程式入口」。

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这个地方可以看到DMS系统上支援应用程式入口的服务套件有哪些,请勾选「启动自订别名」并输入别名(预设是drive),此时下方会出现登入drive套件服务的连结网址,假如你使用QuickConnect,那就是你的QuickConnect的DSM网址再加上设定的应用程式别名,例如登入的网址为「http://QuickConnect的DSM网址/drive/」。当然你使用DDNS或其他网域方式就有所差异。

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假如你的Synology NAS架设在IP分享器或防火墙内,那可能需要虚拟伺服器埠的转换,每台防火墙与IP分享器的韧体不同,下图是群晖的Synology Router RT2600ac无线路由器的连接埠转送设定。

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以后想要使用私有云的Snology Drive,只要开启浏览器在网址列上输入「http://QuickConnect的DSM网址或IP/drive/」,即可直接连入并启动Drive,使用应用程式入口的登入画面与DMS几乎一样,唯一差别是在登入右边会有Drive应用程式的图示,以方便让你辨识是进入DSM系统还是应用程式。

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延伸阅读:Synology DiskStation Manager 6.2 beta 系统初体验浅谈 Synology NAS 新的 iSCSI Manager 管理工具谈 Synology DS1517+ NAS 支援 Link Aggregation 多重网路聚合的运用

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